Cobro de Expensas a Deudores Morosos
Curso Gratuito sobre el Cobro de Deudas por Expensas que están en Mora.
Eddy Gustavo Mendez Rodriguez
6/7/202616 min read
COBRO DE EXPENSAS A DEUDORES MOROSOS
Enfoque jurídico, administrativo y operativo para condominios, edificios y urbanizaciones bajo régimen de Propiedad Horizontal
1. Presentación
El cobro de expensas a deudores morosos es uno de los principales desafíos de la administración de condominios, edificios y urbanizaciones. La mora afecta directamente la capacidad operativa de la comunidad para pagar seguridad, limpieza, mantenimiento, servicios básicos, reparaciones, administración, seguros, fumigaciones, ascensores, bombas, cámaras, jardinería y demás gastos necesarios para conservar el inmueble y proteger el valor patrimonial de los propietarios.
En la práctica, muchos directorios y administradores cometen errores por falta de procedimiento. Algunos cobran de manera informal, otros presionan mediante grupos de WhatsApp, otros publican listas de deudores, restringen servicios, bloquean ingresos o aplican multas sin respaldo documental. Estas acciones pueden generar conflictos legales y debilitar la posición de la comunidad frente a una conciliación o un proceso judicial.
Este curso tiene como finalidad enseñar que el cobro de expensas no debe tratarse como una pelea entre vecinos, sino como un proceso administrativo, contable, documental y legalmente respaldado.
En Bolivia, la obligación de contribuir a los gastos comunes tiene respaldo en el régimen de propiedad horizontal y en el Código Civil. La Ley de Propiedad Horizontal de 30 de diciembre de 1949 establece, en sus Arts. 1, 2 y 3, que los diversos pisos o departamentos de un edificio pueden pertenecer a distintos propietarios, que cada propietario es dueño exclusivo de su piso o departamento y comunero en los bienes afectados al uso común, y que se reputan bienes comunes aquellos necesarios para la existencia, seguridad, conservación y uso común del edificio. Asimismo, el Art. 4 dispone que cada propietario debe contribuir, en proporción al valor de su unidad, a los gastos concernientes a los bienes comunes, particularmente los de administración, mantenimiento, reparación, servicios y primas de seguros. El Art. 5 establece que la obligación por gastos comunes sigue siempre al dominio del piso o departamento, incluso respecto de gastos devengados antes de su adquisición, reconociendo además un privilegio legal para dicho crédito.
De igual forma, el Art. 7 de la citada Ley dispone que los derechos y obligaciones sobre los bienes comunes son inseparables del dominio, uso y goce del respectivo piso o departamento. Los Arts. 12 y 14 regulan el reglamento de copropiedad, la administración del edificio y la facultad del administrador de recaudar de los propietarios lo que a cada uno corresponda por gastos comunes. Adicionalmente, el Art. 16 establece que la copia del acta de asamblea en la que se acuerden gastos comunes, autorizada por el administrador, tendrá carácter ejecutivo para su cobro.
De forma concordante, el Código Civil boliviano regula la propiedad horizontal en los Arts. 184 al 200. El Art. 184 admite que los diversos pisos y compartimientos de un edificio puedan pertenecer a distintos propietarios; el Art. 187 identifica las partes comunes; el Art. 188.III establece que el copropietario no puede, ni renunciando a su derecho sobre las partes comunes, sustraerse a contribuir en los gastos de conservación; el Art. 191 regula la distribución de los gastos necesarios para la conservación y goce de las partes comunes y el pago de servicios de interés común; el Art. 192 consagra la inseparabilidad de los derechos sobre las partes comunes respecto del dominio, uso y goce del piso o compartimiento; el Art. 194 exige la existencia de un reglamento de copropiedad; el Art. 196 faculta al administrador a cobrar las contribuciones, realizar los gastos necesarios, rendir cuentas y representar a los copropietarios; y el Art. 197 atribuye a la asamblea la aprobación de la partida anual de gastos necesarios, su reparto entre copropietarios y la aprobación de la rendición de cuentas del administrador.
La morosidad se combate con gestión documental, no con improvisación.
2. Nombre del curso: Cobro de Expensas a Deudores Morosos
Subtítulo: Procedimiento administrativo, conciliatorio y judicial para recuperar cartera vencida en condominios, edificios y urbanizaciones.
3. Objetivo general
Brindar a administradores, directorios, propietarios y asesores legales herramientas prácticas para organizar, documentar y ejecutar un proceso efectivo de cobro de expensas, desde la prevención de la mora hasta la recuperación judicial de la deuda, evitando prácticas abusivas y fortaleciendo la posición legal del condominio o urbanización.
4. Objetivos específicos
Al finalizar el curso, el participante será capaz de:
Comprender la naturaleza jurídica de las expensas comunes.
Identificar quién es el obligado principal al pago.
Diferenciar cuotas ordinarias, extraordinarias, multas, intereses y gastos de cobranza.
Elaborar estados de cuenta claros y defendibles.
Diseñar un procedimiento interno de cobranza.
Preparar intimaciones formales de pago.
Utilizar la conciliación como herramienta previa al juicio.
Evitar medidas ilegales o abusivas contra deudores.
Organizar documentos para proceso judicial.
10. Implementar una política institucional de recuperación de mora.
5. Público objetivo
Este curso está dirigido a:
Administradores de condominios.
Directorios y comités de administración.
Propietarios de departamentos, locales, oficinas o casas en condominio.
Abogados inmobiliarios.
Empresas de administración de bienes inmuebles.
Contadores y auditores de condominios.
Conciliadores.
Empresas de cobranza.
Urbanizaciones privadas con ingreso vigilado.
Asociaciones de vecinos con cuotas de mantenimiento.
6. Índice
Duración total: 4 horas académicas.
Módulo
Módulo I Naturaleza jurídica de las expensas 35 min
Módulo II Identificación del deudor y origen de la deuda 35 min
Módulo III Organización documental y estados de cuenta 45 min
Módulo IV Procedimiento administrativo de cobranza 45 min
Módulo V Conciliación y acuerdos de pago 35 min
Módulo VI Cobro judicial de expensas 45 min
Módulo VII Medidas prohibidas y riesgos legales 30 min
Cierre Caso práctico y conclusiones 30 min
MÓDULO I
NATURALEZA JURÍDICA DE LAS EXPENSAS
1.1. Concepto de expensas
Las expensas son los aportes económicos que deben realizar los propietarios para cubrir los gastos comunes necesarios para la administración, conservación, mantenimiento, reparación y funcionamiento del condominio, edificio o urbanización.
En términos prácticos, las expensas permiten pagar:
Seguridad.
Limpieza.
Administración.
Contabilidad.
Energía eléctrica común.
Agua común.
Ascensores.
Bombas.
Cámaras.
Jardines.
Fumigación.
Mantenimiento de extintores.
Pintura.
Reparaciones estructurales.
Honorarios profesionales.
Seguros.
Fondo de reserva.
Sin expensas, el inmueble se deteriora, los proveedores dejan de prestar servicios, los mantenimientos se postergan y el valor patrimonial de las unidades baja.
1.2. Fundamento legal
En propiedad horizontal, cada propietario no solo tiene derechos sobre su unidad privada, sino también obligaciones frente a los bienes y servicios comunes. La Ley de Propiedad Horizontal boliviana establece que la obligación por gastos comunes sigue al dominio del piso o departamento, incluso respecto de gastos devengados antes de su adquisición.
Esto tiene una consecuencia práctica muy importante:
La deuda de expensas no es un favor. Es una obligación vinculada al inmueble y a la conservación de los bienes comunes.
Además, el Código Civil boliviano regula la propiedad horizontal en los artículos 184 al 200, donde se reconoce la existencia de pisos o compartimientos de un edificio que pueden pertenecer a distintos dueños, junto con elementos comunes necesarios para el uso y conservación del inmueble.
1.3. Diferencia entre expensas y cuotas voluntarias
No toda cuota es jurídicamente igual.
En un condominio formalmente constituido bajo propiedad horizontal, las expensas tienen una base más fuerte porque derivan del régimen jurídico del inmueble.
En cambio, en urbanizaciones, asociaciones vecinales o barrios privados no constituidos bajo propiedad horizontal, puede ser necesario analizar si la obligación nace de:
Copropiedad.
Reglamento interno.
Estatuto de asociación.
Adhesión expresa.
Actas de asamblea.
Minuta de transferencia.
Uso efectivo de servicios comunes.
Acuerdo contractual.
Costumbre administrativa respaldada documentalmente.
Por eso, antes de cobrar, debe determinarse el origen jurídico de la obligación.
1.4. Principio rector
El cobro de expensas debe responder a tres preguntas:
¿Quién debe pagar?
¿Cuánto debe pagar?
¿Qué documento respalda esa deuda?
Si no se puede responder esas tres preguntas, el cobro está débil.
MÓDULO II
IDENTIFICACIÓN DEL DEUDOR Y ORIGEN DE LA DEUDA
2.1. ¿Quién debe pagar las expensas?
El obligado principal al pago de expensas es el propietario de la unidad. El inquilino puede asumir el pago por contrato privado, pero frente al condominio el responsable principal sigue siendo el dueño, salvo disposición específica respaldada.
Esto es fundamental porque muchos administradores cometen el error de perseguir únicamente al ocupante, cuando la acción debe dirigirse contra el titular del derecho propietario.
2.2. Propietario, poseedor, inquilino y ocupante
Debe diferenciarse claramente:
Propietario
Es quien figura como titular en el folio real o documento de propiedad. Es el principal responsable patrimonial.
Poseedor
Es quien ocupa o ejerce control sobre el inmueble, pero no necesariamente figura como propietario.
Inquilino
Es quien ocupa por contrato de alquiler. Puede estar obligado a pagar expensas según su contrato, pero ese acuerdo no vincula directamente al condominio.
Ocupante
Es quien vive o usa la unidad sin que necesariamente se conozca su título. Puede ser familiar, cuidador, anticresista, comodatario o tercero.
Para cobranza seria, el condominio debe mantener actualizado el registro de propietarios y ocupantes.
2.3. Origen de la deuda
La deuda puede originarse por:
Expensas ordinarias.
Expensas extraordinarias.
Multas reglamentarias.
Intereses por mora.
Gastos de cobranza.
Cuotas de fondo de reserva.
Consumos individualizados cargados por administración.
Daños causados a áreas comunes.
Reparaciones imputables a una unidad.
Cada concepto debe estar separado. No es recomendable mezclar todo en una sola línea genérica llamada “deuda”.
2.4. Cuotas ordinarias
Son las cuotas periódicas destinadas a cubrir gastos normales y recurrentes.
Ejemplo:
Seguridad mensual.
Limpieza mensual.
Administración mensual.
Energía eléctrica común.
Agua común.
Mantenimiento preventivo.
Estas cuotas deben estar aprobadas por presupuesto, reglamento, asamblea o sistema de administración reconocido.
2.5. Cuotas extraordinarias
Son aportes especiales para gastos no recurrentes.
Ejemplo:
Reparación de ascensor.
Impermeabilización de terraza.
Cambio de bomba.
Pintura de fachada.
Reparación de bajante.
Compra de cámaras.
Obras de emergencia.
La cuota extraordinaria debe contar con respaldo más fuerte: cotización, aprobación, acta, monto, forma de distribución y plazo de pago.
2.6. Multas e intereses
Las multas e intereses no deben aplicarse de manera improvisada. Deben estar previstos en:
Reglamento interno.
Acta de asamblea.
Contrato.
Política de cobranza aprobada.
Norma aplicable.
Una multa sin base puede ser impugnada. Un interés abusivo puede ser rechazado. Por eso, todo cargo adicional debe ser razonable, aprobado y documentado.
MÓDULO III
ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL Y ESTADOS DE CUENTA
3.1. La documentación como base del cobro
La cobranza efectiva no empieza con la intimación. Empieza con el archivo.
Un condominio que no tiene documentos está negociando desde una posición débil. Un condominio que tiene actas, reglamento, presupuesto, estados de cuenta, recibos, contratos y respaldos tiene capacidad de presión legal y administrativa.
3.2. Documentos mínimos para cobrar
Todo proceso de cobro debe contar, mínimamente, con:
Reglamento de propiedad horizontal o reglamento interno. (Legalizado)
Actas de asamblea que aprueben cuotas. (Distribución)
Presupuesto de gastos comunes. (POA)
Registro de propietarios. (Libro de Socios Actualizado)
Estado de cuenta individual. (Detallada)
Detalle de pagos realizados. (Recibos y Depósitos)
Detalle de cuotas vencidas. (Liquidación Actualizada)
Comunicaciones previas. (Cartas Notariadas)
Contratos de proveedores. (Respaldo de Contrataciones)
10. Facturas, recibos o comprobantes. (Libro Contable)
11. Poder del representante legal, (Si corresponde)
12. Acta de autorización para iniciar cobranza judicial, (Si corresponde)
3.3. Estado de cuenta individual
El estado de cuenta es el documento central de la cobranza.
Debe contener:
Nombre del propietario.
Número de unidad, departamento, casa, lote, oficina o local.
Periodo adeudado (mes y año)
Cuota ordinaria mensual.
Cuotas extraordinarias.
Multas, si existen.
Intereses, si fueron aprobados.
Pagos realizados. (pagos parciales)
Saldo acumulado.
Fecha de corte.
Firma o identificación de administración.
Interrupción a la Prescripción
Observaciones.
Medio de pago habilitado.
Un estado de cuenta mal elaborado puede destruir una cobranza.
3.4. Errores frecuentes en estados de cuenta
Los errores más comunes son:
No identificar al propietario.
No indicar periodos.
No separar capital, multa e intereses.
No registrar pagos parciales.
No tener fecha de corte.
No explicar cuotas extraordinarias.
No adjuntar respaldo de aprobación.
Cambiar montos sin acta.
Cobrar conceptos no aprobados.
No emitir recibos.
No proporcionar medios de pago
La regla debe ser simple:
Cada boliviano cobrado debe poder explicarse.
3.5. Registro histórico de mora
La administración debe tener un cuadro de mora con:
Nº Unidad, Propietario, Meses vencidos, Capital, Multas, Interes, Total, Estado
1, Dpto. 2B, Juan Mendez, Abril 2025, Bs 1.000, Bs. 50, Bs. 20, Bs. 1070
Mayo 2025, Bs 1.000, Bs. 100, Bs. 40, Bs. 1140
Junio 2025, Bs 1.000, Bs. 150, Bs. 60, Bs. 1210, Bs. 3420, Conciliación
Este cuadro permite tomar decisiones estratégicas.
MÓDULO IV
PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO DE COBRANZA
4.1. Política institucional de cobranza
El condominio debe tener una política de cobranza aprobada. No se debe improvisar con cada deudor.
· Estatuto de Constitución Calculo de Expensas y Gestión de Cobro
· Reglamento Interno sección de Cálculo y cobro de Expensas
· Normas de Procedimiento
· Manual de Funciones
La política debe definir:
Fecha de vencimiento.
Periodo de tolerancia.
Primer recordatorio.
Segunda notificación.
Intimación formal.
Plazo para regularizar.
Posibilidad de plan de pago.
Remisión a conciliación.
Inicio de acción judicial.
Tratamiento de intereses y multas.
Prohibición de medidas abusivas.
4.2. Etapa 1: Recordatorio preventivo
Debe enviarse antes o inmediatamente después del vencimiento.
Características:
Tono cordial.
Información clara.
Monto pendiente.
Fecha de vencimiento.
Medio de pago.
Contacto de administración.
Ejemplo:
Estimado propietario, se recuerda que registra saldo pendiente por concepto de expensas comunes correspondiente al mes de mayo de 2026. Por el monto de Bs. 1.500 Solicitamos regularizar el pago a la brevedad para evitar acumulación de mora.
4.3. Etapa 2: Notificación administrativa
Cuando el retraso supera el periodo de tolerancia, se envía una comunicación más formal.
Debe incluir:
Detalle de deuda.
Periodos adeudados.
Monto total.
Plazo de pago.
Advertencia de recargos, si corresponde.
Solicitud de regularización.
4.4. Etapa 3: Intimación formal de pago
La intimación es una comunicación seria. Debe estar bien redactada.
Debe contener:
Identificación del propietario.
Identificación de la unidad.
Base de la obligación.
Detalle de deuda.
Plazo final de pago.
Medio de pago.
Invitación a regularizar.
Advertencia de conciliación o acción legal.
Interrupción de la Prescripción
10. Firma del administrador o representante.
La intimación no debe insultar, amenazar ni exponer. Debe ser firme, técnica y sobria.
4.5. Etapa 4: Informe al directorio
Cuando un propietario no responde, la administración debe elevar informe al directorio.
El informe debe contener:
Estado de cuenta.
Comunicaciones enviadas.
Historial de pagos.
Antigüedad de la deuda.
Riesgo de prescripción, si corresponde.
Recomendación de conciliación o cobro judicial.
Esto evita que el directorio actúe sin base.
4.6. Etapa 5: Autorización para cobro legal
El directorio o asamblea debe autorizar el inicio de acciones de cobro, especialmente si se contratará abogado o se generarán gastos procesales.
Debe quedar en acta:
Deudores identificados.
Montos Actualizados.
Autorización de intimación legal.
Autorización de conciliación.
Autorización de demanda, si corresponde.
Designación de apoderado o abogado.
MÓDULO V
CONCILIACIÓN Y ACUERDOS DE PAGO
5.1. Conciliación como herramienta estratégica
La conciliación es una vía útil para recuperar deuda sin iniciar directamente un proceso judicial. Permite sentar al deudor, mostrar documentos, negociar un plan de pagos y obtener un acuerdo formal.
La conciliación es especialmente útil cuando:
El deudor reconoce parcialmente la deuda.
Hay voluntad de pago.
Existe discusión sobre multas o intereses.
Se busca evitar costos judiciales.
El propietario quiere refinanciar.
El condominio necesita recuperar liquidez rápidamente.
5.2. Preparación para conciliación
Antes de conciliar, la administración debe llevar:
Estado de cuenta actualizado.
Reglamento.
Actas de aprobación de cuotas.
Historial de pagos.
Copias de comunicaciones previas.
Propuesta de plan de pagos.
Poder o autorización del representante.
Documento de identidad del representante.
Datos del propietario deudor.
No se debe ir a conciliación sin documentación.
5.3. Contenido del acuerdo de pago
Un buen acuerdo o plan de pagos debe contener:
Reconocimiento de deuda.
Monto total adeudado.
Forma de pago.
Fechas de vencimiento.
Número de cuotas.
Consecuencia por incumplimiento.
Compromiso de pagar expensas futuras.
Renuncia a reclamos posteriores sobre el monto reconocido, si corresponde.
Reconocimiento de Firma de las partes.
10. Lugar y fecha.
5.4. Error frecuente: refinanciar sin controlar la mora futura
Muchos condominios firman planes de pago, pero el deudor paga la deuda antigua y deja de pagar las cuotas nuevas. Eso no soluciona nada.
Todo acuerdo debe establecer:
El propietario debe pagar el plan de deuda y, además, mantenerse al día con las expensas corrientes.
Si incumple cualquiera de las dos obligaciones, el plan se cae y es Ejecutado Judicialmente
MÓDULO VI
COBRO JUDICIAL DE EXPENSAS
6.1. Cuándo acudir a la vía judicial
La vía judicial debe considerarse cuando:
El deudor no responde.
Rechaza la deuda sin fundamento.
Incumple acuerdos de pago.
La mora es significativa.
Hay riesgo de prescripción.
La deuda afecta la operación del condominio.
El propietario tiene antecedentes de incumplimiento reiterado.
El proceso judicial no debe ser la primera reacción emocional, pero sí debe estar dentro del plan de cobranza.
6.2. Documentos para preparar una demanda
Para iniciar una acción legal, se debe preparar una carpeta por deudor.
La carpeta debe incluir:
Documento que acredite la existencia del condominio.
Reglamento de propiedad horizontal o reglamento interno.
Actas de asamblea.
Nombramiento del directorio o administrador.
Poder del representante legal o apoderado.
Estado de cuenta detallado.
Certificación de deuda, si corresponde.
Comunicaciones de cobro.
Invitación a conciliación.
10. Acuerdo incumplido, si existe.
11. Folio real de la unidad.
12. Respaldo de cuotas ordinarias y extraordinarias.
13. Contratos y comprobantes de gastos comunes, si son necesarios.
6.3. Proceso monitorio o ejecutivo
La vía procesal dependerá del documento disponible. En Bolivia, el Código Procesal Civil regula distintos procedimientos, incluyendo procesos de estructura monitoria y procesos ejecutivos, por lo que el abogado debe evaluar si la documentación del condominio constituye título suficiente o si corresponde otra vía de reclamación.
La clave es esta:
Mientras más fuerte sea el documento, más rápida y fuerte será la vía de cobro.
Por eso, el administrador no debe pensar en el juicio recién cuando aparece el deudor. Debe preparar la documentación desde el primer mes de gestión.
6.4. Importancia del poder
Si la demanda será presentada por abogado, debe existir poder suficiente.
El poder debe facultar para:
Intimar.
Conciliar.
Demandar.
Presentar pruebas.
Solicitar medidas cautelares, si corresponde.
Cobrar judicial y extrajudicialmente.
Firmar acuerdos.
Recibir pagos.
Solicitar liquidaciones.
Ejecutar sentencia o acuerdo.
Un poder incompleto o insuficiente retrasa la cobranza.
6.5. Costas, costos, intereses y honorarios
En la estrategia de cobro debe considerarse la posibilidad de reclamar:
Capital adeudado.
Intereses aprobados o legales, según corresponda.
Multas válidas.
Gastos de cobranza.
Costas y costos judiciales.
Honorarios profesionales, cuando corresponda.
Pero todo debe estar razonablemente respaldado. No se debe inflar la deuda artificialmente, porque eso puede generar oposición y debilitar el caso.
MÓDULO VII
MEDIDAS PROHIBIDAS Y RIESGOS LEGALES
7.1. No bloquear el ingreso
El propietario moroso sigue siendo propietario. La administración puede cobrarle, intimarlo, conciliar y demandarlo, pero no debe impedirle el ingreso a su inmueble.
Bloquear el ingreso puede convertirse en una medida abusiva y generar responsabilidad.
7.2. No cortar servicios esenciales
No se deben cortar, reducir, restringir o entorpecer los servicios esenciales como agua, energía, acceso, transitabilidad, ascensor o cualquier otro servicio indispensable para la habitabilidad.
La deuda se cobra por vía legal, no mediante presión material indebida.
7.3. No publicar listas de deudores
Publicar nombres de deudores en carteles, redes sociales o grupos masivos puede afectar la dignidad, privacidad y reputación de las personas.
La comunicación de deuda debe ser:
Individual.
Privada.
Documentada.
Respetuosa.
Formal.
7.4. No usar al guardia como cobrador
El personal de seguridad no debe ser usado para hostigar deudores. Su función es controlar ingreso, resguardar seguridad y reportar novedades, no presionar económicamente a propietarios.
7.5. No aplicar sanciones improvisadas
Toda sanción debe estar en reglamento o acta válida. Si no está aprobada, no debe aplicarse.
Una administración profesional no inventa sanciones. Aplica reglas previamente aprobadas.
MÓDULO VIII
SISTEMA PREVENTIVO DE GESTIÓN DE MORA
8.1. Prevención antes que juicio
La mejor cobranza no es la que llega a juicio. Es la que evita que la deuda crezca.
Para ello, el condominio debe implementar:
Pago por QR.
Recibos digitales.
Estados de cuenta mensuales.
Recordatorios automáticos.
Reporte mensual al directorio.
Semáforo de mora.
Política de planes de pago.
Fondo de reserva.
Auditoría documental anual.
8.2. Semáforo de mora
Se recomienda clasificar a los deudores:
Categoría, Mora, Acción
Verde, 1 mes, Recordatorio cordial
Amarillo, 2 meses, Notificación administrativa
Naranja, 3 meses, Intimación formal
Rojo, 4 a 6 meses, Conciliación
Crítico, Más de 6 meses, Cobro judicial
Este sistema ordena la gestión y evita arbitrariedades.
8.3. Indicadores de gestión
El administrador debe reportar mensualmente:
Total presupuestado.
Total cobrado.
Total pendiente.
Porcentaje de mora.
Principales deudores.
Recuperación del mes.
Nuevos morosos.
Planes de pago vigentes.
Planes incumplidos.
Recomendaciones.
La cobranza debe tratarse como indicador financiero de gestión.
CASO PRÁCTICO PARA EL CURSO
Caso: Condominio “Los Cedros del Oriente”
El Condominio “Los Cedros del Oriente” tiene 48 departamentos. La expensa mensual es de Bs 550. Durante los últimos ocho meses, 9 propietarios dejaron de pagar. La deuda acumulada afecta el pago de seguridad, limpieza, ascensor y mantenimiento de bombas.
El directorio propone publicar la lista de morosos en el ingreso, impedirles el uso del salón de eventos y ordenar al guardia que no deje ingresar visitas a los deudores. La administración indica que no existe un estado de cuenta actualizado, que algunas cuotas extraordinarias no están en acta y que el reglamento no tiene una política clara de mora.
Preguntas de análisis
¿Cuál es el primer error del condominio?
¿Se puede publicar la lista de deudores?
¿Puede restringirse el ingreso de visitas?
¿Qué documentos deben ordenarse antes de cobrar?
¿Qué debe contener el estado de cuenta?
¿Cómo debe aprobarse una cuota extraordinaria?
¿Qué procedimiento debe seguirse antes de demandar?
¿Conviene una conciliación previa?
¿Qué riesgos asume el directorio si aplica medidas abusivas?
¿Cuál sería la estrategia correcta?
Respuesta orientadora
El primer error es querer aplicar presión antes de ordenar la documentación. El condominio debe elaborar estados de cuenta individualizados, revisar actas, respaldar cuotas ordinarias y extraordinarias, actualizar el registro de propietarios y aprobar una política de cobranza.
No corresponde publicar listas de deudores ni usar al guardia como mecanismo de presión. La vía correcta es notificación, intimación formal, conciliación, plan de pagos y, en caso de incumplimiento, acción judicial.
La estrategia adecuada es:
Auditar la deuda.
Separar capital, multas e intereses.
Validar cuotas extraordinarias.
Emitir estados de cuenta.
Intimar formalmente.
Convocar a conciliación.
Firmar acuerdos de pago.
Demandar a quienes incumplan o no comparezcan.
MODELO DE PROCEDIMIENTO DE COBRANZA
Fase 1: Diagnóstico
Revisar reglamento.
Revisar actas.
Identificar deudores.
Actualizar propietarios.
Verificar pagos.
Separar conceptos.
Fase 2: Liquidación
Elaborar estado de cuenta.
Determinar capital.
Calcular multas válidas.
Calcular intereses, si corresponde.
Fijar fecha de corte.
Fase 3: Comunicación
Enviar recordatorio.
Enviar notificación.
Enviar intimación.
Dejar constancia de recepción.
Fase 4: Negociación
Proponer conciliación.
Ofrecer plan de pagos.
Firmar reconocimiento de deuda.
Controlar cumplimiento.
Fase 5: Judicialización
Preparar carpeta.
Obtener poder.
Contratar abogado.
Presentar demanda.
Hacer seguimiento.
Ejecutar acuerdo o sentencia.
MODELO DE CHECKLIST PARA COBRO DE EXPENSAS
Documento Sí No Observación
Reglamento de propiedad horizontal X Sin Observaciones
Acta de designación de directorio X Falta Legalizar
Contrato de administración X Falta reconocimiento de Firmas
Presupuesto aprobado X No se Aprobó en Asamblea
Actas de cuotas extraordinarias X Falta Legalizar
Registro de propietarios X
Estados de cuenta X
Recibos de pago X
Comunicaciones previas X
Intimaciones X No se Enviaron Cartas Documento
Invitación a conciliación X
Poder judicial X
Carpeta por deudor X Actualizada
CONCLUSIONES DEL CURSO
El cobro de expensas a deudores morosos no debe manejarse desde la molestia, la presión social o la improvisación. Debe gestionarse como un proceso formal de administración patrimonial.
Un condominio que cobra bien necesita:
Reglamento.
Actas.
Presupuesto.
Estados de cuenta.
Registro de propietarios.
Procedimiento de cobranza.
Conciliación previa.
Poder suficiente.
Carpeta documental por deudor.
Administración profesional.
La mora no solo afecta la caja del condominio. Afecta la seguridad, el mantenimiento, la convivencia, la reputación del edificio y el valor de los inmuebles.
La expensa se cobra con documentos, no con amenazas. La administración que documenta, cobra. En cambio la que improvisa, solo discute.
En cuanto a la Administración, no siempre el camino mas viable es el cambio de Administración, sino que se puede apostar por la capacitación y profesionalización del Administrador o la Junta Directiva. Mediante el Asesoramiento adecuado de Empresas y Academias Capacitadoras.
La Administración Formal parce difícil, complicada, fuera de la realidad, pero es efectiva. Y realizada por personal capacitado se torna sencillo, habitual y eficiente.
Autor: Eddy Gustavo Mendez Rodríguez
Representante Legal de SABIC
Secretario General de SOPRADCON